Новости
22
04.12
ЗАО «МИТтех» - член Российского союза туриндустрии

Для кого-то современные технологии в туризме - «враг общества номер 1», а для кого-то - успешная опора для оптимизации бизнес-процессов и последующего увеличения прибыли. Информатизация и автоматизация способны принести турфирмам значительные дивиденды, уверена Ксения Бойкова - директор ЗАО «МИТтех», нового члена Российского союза туриндустрии.

         

8 (812) 318-76-50
Главная / страничка специалиста

страничка специалиста

Роль конгрессного бюро в продвижении города/региона 
на рынке международных встреч

Конгрессный туризм является важной составной частью мировой MICE индустрии, принося не меньший совокупный доход конкретному региону, чем доход от выставочной деятельности, и охватывает поездки с целью участия в конгрессах, конференциях, семинарах и прочих мероприятиях, организуемых для обсуждения тех или иных вопросов и обмена опытом. В международной классификации этот сегмент рынка деловых путешествий принято называть рынок встреч (meetings market), он включает не только крупные конгрессы и съезды, но также более мелкие по масштабам конференции, школы и семинары.
Конгрессное бюро как некоммерческая маркетинговая организация города/региона на рынке международных встреч является основным связующим звеном между международными ассоциациями и городом посредством распространения информации о конгрессных возможностях города/региона, участия в тендерах на место проведения конгрессов, оказания бесплатных услуг оргкомитетам конгрессов: консультации, инспекционные визиты.

В большинстве случаев конгрессное бюро организовано как партнерство между городскими властями и бизнесом, вовлеченным в конгрессную деятельность, что подразумевает совместное участие в управлении и финансировании.
Качество работы конгрессного бюро является важным фактором при выборе международной ассоциацией места проведения конгресса.
Конгрессный туризм занимает значимое место в общей структуре туризма и даёт наибольший экономический эффект по сравнению с другими видами поездок. 
Экономический эффект от деятельности конгрессного бюро виден при сравнении затрат на маркетинговую кампанию и городского дохода от конгрессной деятельности. Учитывая, что большинство конгрессов привлекается при помощи конгрессного бюро, целесообразность вложений в маркетинговую деятельность на рынке международных встреч очевидна.

Конгрессное бюро - это некоммерческая организация, официально представляющая город/регион на рынке международных встреч, основными задачами которой являются: распространение информации о конгрессных возможностях города/региона на рынке международных встреч, привлечение в город/регион международных встреч и содействие планировщикам международных встреч при выборе места проведения мероприятий.

Основными принципами организации конгресного бюро являются:
• некоммерческий характер деятельности, что обеспечивает беспристрастность при выборе того или иного поставщика услуг для планировщика международных встреч;
• официальный статус и признание со стороны администрации города/региона как официального представительства на рынке международных встреч;
• безвозмездность услуг, оказываемых планировщикам международных встреч.

Несоблюдение одного из этих принципов при организации конгрессного бюро подрывает доверие со стороны планировщиков международных встреч к этой структуре и оказывает негативный эффект на принятие решения о проведение мероприятия в данном городе.

Конгрессное бюро, как правило, организовано по принципу партнерства между администрацией города/региона и представителями коммерческих компаний, причастных к конгрессной деятельности, что подразумевает совместное участие в управлении и финансировании конгрессного бюро. Некоммерческий характер деятельности и долевое участие администрации и бизнеса обеспечивают тот нейтралитет и беспристрастность, которую планировщики международных встреч привыкли видеть в работе конгрессного бюро. Также подобное партнерство между администрацией и бизнесом обеспечивает возможность конструктивного диалога по поводу развития конгрессной деятельности в городе/регионе с участием всех заинтересованных сторон.
Существуют варианты организационных моделей конгрессного бюро, когда управление и финансирование осуществляется только бизнесом или только администрацией, однако данные модели обладают определенными недостатками. В первом случае, в глазах планировщиков международных встреч принижается официальный статус и беспристрастность конгрессного бюро, деятельность которого может сильно зависеть от субъективных коммерческих интересов партнеров (например, при выборе того или иного поставщика услуг). Во втором случае отсутствует вклад бизнес сообщества в конгрессное развитие города/региона: как финансовый, что ограничивает финансовые ресурсы конгрессного бюро, так и идейно-организационный, поскольку представители бизнеса, как правило, быстрее реагируют на новые тенденции развития отрасли и их вклад в планирование деятельности конгрессного бюро, безусловно, является ценным ресурсом. 

Во многих случаях конгрессное бюро является частью более крупной структуры, занимающейся продвижением города/региона на международном туристическом рынке в целом. В этом случае такую структуру называют «Конгрессное и Туристическое бюро».

На рынке международных встреч конгрессные бюро играют ведущую роль в конкурентной борьбе за конгрессы ассоциаций, место проведения которых выбирается на конкурсной основе. Конгрессное бюро выполняет функцию основного связующего звена между ассоциацией и городом, предоставляя исчерпывающую и беспристрастную информацию о конгрессных возможностях и наличии тех или иных поставщиков услуг, а также организуя инспекционные визиты для представителей оргкомитетов. Более того, конгрессные бюро обычно сами проявляют инициативу участия в тендере на место проведения конгресса и осуществляют подготовку всей необходимой документации. Качество работы конгрессного бюро является важным фактором при выборе международной ассоциацией места проведения конгресса.

Услуги конгрессного бюро для планировщиков международных встреч:

Оказание определенного набора услуг для планировщиков международных встреч (ассоциаций, корпораций) на бесплатной основе является одной из важнейших функций конгрессного бюро. На современном рынке международных встреч полнота и качество этих услуг является одним из решающих факторов при выборе места проведения конгресса международной ассоциацией.

В набор этих услуг входит:
• предоставление информационных материалов о конгрессных и культурно-развлекательных возможностях города;
• предоставление информации и содействие в выборе поставщиков услуг;
• предварительная аренда конгресс-залов и предварительное бронирование гостиничных номеров;
• организация инспекционных визитов для представителей оргкомитетов конгрессов;
• составление пакета документов для участия в тендере на место проведения конгресса, в котором содержится детальное описание конгрессных возможностей города, тех площадок, на которых предполагается проведение конгресса, гостиничной инфраструктуры, а также предварительная программа конгресса с элементами социальной программы и в некоторых случаях предварительный бюджет.

Таким образом, в лице конгрессного бюро планировщик международных встреч находит объективного и профессионального партнера, у которого можно получить полную информацию о возможностях города и заручиться поддержкой на этапе предварительного планирования конгресса и выбора субподрядчиков.

Выдержка из Аналитической записки компании МОНОМАКС конгресс-сервис, апрель 2004 г.